ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Datum účinnosti 25. 05. 2018

Společnost AGROP NOVA a.s., se sídlem Ptenský Dvorek 99, 79843, Ptení, IČ : 26243237, DIČ: CZ26243237 zapsána v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl B, vložka 3590, dále jen „Správce“, prohlašuje, že veškeré zpracovávané osobní údaje jsou společností AGROP NOVA a.s. považovány za přísně důvěrné a je s nimi nakládáno v souladu s platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů, kterými jsou zejména zákon č.101/2000Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Zákon“) a Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) dále jen „Nařízení“.

Tyto zásady zpracování osobních údajů se vztahují na všechny osobní údaje shromážděné společností AGROP NOVA a.s. na základě plnění smluvního vztahu, právní povinnosti, oprávněného zájmu nebo uděleného souhlasu a popisují způsoby využívání a ochrany osobních údajů ze strany společnosti AGROP NOVA a.s.

ZÁKLADNÍ ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Při zpracování osobních údajů dodržuje Správce tyto zásady:

  • ZÁSADA ZÁKONNOSTI ZPRACOVÁNÍ – osobní údaje jsou zpracovávány ze zákonných důvodů v souladu s platnými právními předpisy a na základě alespoň jednoho právního titulů dle článku 6 odst. 1 Nařízení.
  • ZÁSADA KOREKTNOSTI A TRANSPARENTNOSTI ZPRACOVÁNÍ – všechny informace týkající se zpracování osobních údajů jsou zpracovány stručně, jsou snadno přístupné a srozumitelné.
  • ZÁSADA ÚČELOVÉHO OMEZENÍ – umožňuje zpracovávat osobní údaje výlučně k účelu, k němuž byly shromážděny a způsoby, které jsou s ním slučitelné.
  • ZÁSADA MINIMALIZACE ÚDAJŮ – ukládá zpracovávat údaje přiměřeně a relevantně ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány.
  • ZÁSADA PŘESNOSTI – ukládá zpracovávat pouze osobní údaje relevantní a přiměřené ve vztahu k účelu jejich zpracování.
  • ZÁSADA OMEZENÉHO ULOŽENÍ – ukládá uchovávat osobní údaje pouze po dobu nezbytnou pro dané účely, pro které jsou zpracovávány.
  • ZÁSADA INTEGRITY A DŮVERNOST ZPRACOVÁNÍ – ukládá osobní údaje zabezpečit a chránit před neoprávněným či protiprávním zpracováním, ztrátou, zničením či poškozením.
  • ZÁSADA ODPOVĚDNOSTI – ukládá povinnost umět doložit soulad všech shora vyjmenovaných podmínek.

ZPRACOVÁVANÉ OSOBNÍ ÚDAJE

Správce je oprávněn zpracovávat následující osobní údaje dle účelu, pro který od jednotlivých subjektů údajů získal.

Jméno, Příjmení, Název, Telefonní kontakt   –  jsou zpracovávány za účelem jednání o uzavření smlouvy. Plnění smluvního vztahu. Účetní a daňové účely. Plnění ostatních zákonných povinností. Vytváření interních databází, analýz a statistik. Marketingové účely. Oprávněného zájmu. Personální účely.

Adresa – jednání o uzavření smlouvy, plnění smluvního vztahu. Účetní a daňové účely. Plnění ostatních zákonných povinností. Marketingové účely. Oprávněného zájmu. Personální účely.

Bankovní spojení – plnění smluvní vztahu, účetní a daňové účely.

IČ, DIČ –  plnění smluvního vztahu, účetní a daňové účely. Plnění ostatních daňových zákonných povinností.

E-mail – jednání o uzavření smlouvy, plnění smluvního vztahu. Marketingové účely. Oprávněného zájmu. Personální účely.

ÚČELY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobní údaje mohou být Správcem zpracovány pro tyto účely:

  • Uzavírání, správa a plnění smluv
  • Marketing a analýza zákazníků
  • Zasílání obchodních sdělení
  • Účetní a daňové účely
  • Plnění ostatních zákonných povinností
  • Personální účely
  • Plnění pracovní smlouvy, smluvních závazků a řízení lidských zdrojů

SEZNAM ZPRACOVATELŮ

Zpracovatel je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro Správce.

Osobní údaje subjektů jsou zpřístupněny v rámci společnosti AGROP NOVA a.s. pouze oprávněným zaměstnancům společnosti, a to pouze v nezbytné míře potřebné pro účely zpracování. Správce je oprávněn poskytovat osobní údaje třetím subjektům, je-li to nezbytné za účelem plnění smluvního vztahu, zákonných povinností nebo marketingových aktivit.

Jedná se o tyto kategorie – externí daňoví poradci, právní poradci, poskytovatelé hostingových služeb, provozovatelé marketingových nástrojů, poskytovatelé nástrojů pro hromadné rozesílání e-mailů, poskytovatelé cloudových služeb, poskytovatelé SW, IT správce.  Za určitých podmínek je Správce oprávněn předat osobní údaje na základě platných právních předpisů např. orgánům činným v trestním řízení a dalším orgánům veřejné moci.

DOBA UCHOVÁNÍ

Osobní údaje jsou uchovávány po dobu nezbytně nutnou k zajištění práv a povinností plynoucích ze smlouvy, tj. minimálně po dobu zajištění realizace smlouvy a dále po dobu, po kterou je společnost povinna jakožto Správce uchovávat podle obecně závazných zákonných předpisů nebo po dobu, po kterou byl správci udělen souhlas. V ostatních případech vyplývá doba zpracování z účelu zpracování, anebo je dána zákonnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.

KATEGORIE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

V rámci svých činností Správce shromažďuje a zpracovává osobní údaje zákazníků, obchodních partnerů či dodavatelů za účelem jedinečné identifikace osoby v rozsahu:

  • Vaše jméno
  • Název Vaší společnosti
  • Vaše adresa
  • Vaše e-mailová adresa
  • Vaše telefonní číslo
  • Vaše bankovní číslo účtu
  • IČO/DIČ
  • Fotografii

O uchazečích o zaměstnání a zaměstnancích shromažďuje Správce osobní údaje v souladu s právními předpisy. Těmito údaji mohou být vámi předané osobní údaje v rozsahu:

  • Vaše jméno
  • Vaše adresa
  • Vaše e-mailová adresa
  • Vaše telefonní číslo
  • Vaše pohlaví
  • Vaše bankovní číslo účtu
  • Vaše datum narození
  • Vaše rodné číslo
  • Číslo vašeho identifikačního dokumentu
  • Lokační údaje – lokace pracovních cest a čerpání firemních peněžních prostředků

PRÁVA SUBJEKTU ÚDAJŮ

Subjekty údajů mají v souladu s Nařízením následující práva:

  • Právo být informován
  • Právo přístupu
  • Právo na opravu
  • Právo výmazu
  • Právo omezení zpracování
  • Právo přenositelnosti dat
  • Právo na stížnost
  • Právo související s automatizovaným rozhodnutím a profilováním.
  • Právo na odvolání souhlasu

Právo být informován – subjekt údajů má dle článku 15 Nařízení právo získat od Správce potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k následujícím informacím:

  1. Účely zpracování.
  2. Kategorie dotčených osobních údajů.
  3. Příjemci nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny
  4. Plánovaná doba, po kterou budou osobní údaje uloženy.
  5. Subjekt údajů má právo být informován o existenci práva na opravu nebo výmaz osobních údajů.
  6. Právo podat stížnost u dozorového úřadu.

Právo na potvrzení o zpracování osobních údajů a na informace je možné uplatnit písemně na adrese sídla společnosti AGROP NOVA a.s. V případě opakované žádosti je společnost oprávněna za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.

Právo na přístup – subjekt údajů má právo požadovat po Správci, aby mu sdělil informaci o tom, zda zpracovává osobní údaje, které se ho týkají.

Právo na opravu – dle článku 16 Nařízení má subjekt údajů právo na to, aby Správce bez zbytečného odkladu opravil nepřesné údaje, které se ho týkají. S přihlédnutím k účelu zpracování má subjekt údajů právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

Právo na výmaz – dle článku 17 Nařízení má subjekt údajů právo na výmaz („právo být zapomenut“)m které se ho týkají, pokud Správce neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů.

Právo omezení zpracování – dle článku 18 Nařízení má subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud popírá přesnost osobních údajů, důvod jejich zpracování nebo pokud podá písemnou námitku proti jejich zpracování.

Právo přenositelnosti dat – dle článku 20 Nařízení má subjekt údajů právo získat osobní údaje, které se ho týkají, jež poskytl Správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu správce, kterému byly údaje poskytnuty, bránil.

Právo na stížnost – dle článku 21 Nařízení má subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu Správce. V případě, že Správce neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, Správce zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu.

Právo související s automatizovaným rozhodnutím a profilováním – subjekt údajů má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro něho právní účinky nebo se ho obdobným způsobem významně dotýká.

Právo na odvolání souhlasu – subjekt údajů má právo svůj souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle, a to buď písemně, či elektronicky odesláním na adresu gdpr@agrop.cz

Žádost lze akceptovat jen v případě jednoznačné identifikace subjektu údajů. Správce žádost vyřídí bez zbytečného odkladu, nejpozději však do jednoho měsíce od data přijetí. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti požadavku, je Správce oprávněn tuto lhůtu prodloužit o dva měsíce.

Upozornění: zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené žádosti na uplatnění práv subjektu údajů je Správce oprávněn odmítnout či za jejich vyřízení uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s vyřízením žádosti.

Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů

V případě pochybností o dodržování povinností, souvisejících se zákonným zpracováním osobních údajů, se subjekt osobních údajů může obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů.

V souladu s článkem 6 Nařízení může Správce bez souhlasu subjektu údajů zpracovávat tyto údaje:

  • Zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů.
  • Zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na Správce vztahuje.
  • Zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby.
  • Zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce.
  • Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem dítě.

V případě jakýchkoli dotazů, komentářů a žádostí ohledně těchto Zásad je možno kontaktovat společnost AGROP NOVA a.s. prostřednictvím e-mailové adresy gdpr@agrop.cz .

 

Datum účinnosti 25. 05. 2018